پس از نصب و راه انداری قفسه بایگانی در سازمان ها و ارگان ها، تکنیسین های فنی شرکت دژپاد صنعت بایگان هر شش ماه یک بار به صورت منظم و دوره ای اقدام به برقراری تماس و بازدید حضوری از قفسه بایگانی ریلی شرکت دژپاد نموده و صورت وضعیت سلامت قفسه بایگانی سازمان ها و ارگان ها به مدیر بخش گزارش و  ارائه می نمایند.