امروزه  در عصر ارتباطات مدیریت سیستم های بایگانی و آشنایی با انواع سیستم های بایگانی در حال پیشرفت می باشد همچنین  امکان بازیابی و دستیابی سریع و صحیح به اطلاعات و نیز شرایط حفاظت از هویت ملی و فرهنگی در دستگاه ها وموسسات با کمک سیستم های بایگانی فراهم شده است ، هدف اصلی از ایجاد تشکیلات منسـجم سیستم های بایگانی درموسسات و آشنایی با انواع سیستم های بایگانی، امکان دسترسی هر چه سریع تر، دقیق تر و بهتـر اشـخاص و سـازمان ها بـه اطلاعـات مهیا شده است .

کاربرد سیستم های بایگانی

سیستمهای بایگانی از چند جهت لازم و ضروری هستن که عبارتند از:

1_ وجود انبوه اسناد و مـدارک در دسـتگاه ها و نحـوه بررسـی

2_ سـوابق و تعیـین ارزش های اسناد

3_ تنظیم، نگهـداری، حفاظـت، دسـتیابی آسـان

4_ تـدوین مقـررات مربوط به اسناد محرمانه و ممنوعیت های خاص و نیز ذخیره سازی، محافظت

5_ امکان دسترسی بـه اسـناد الکترونیکـی

6_ نقـل و انتقـال پرونـده ها

7_ صدور مجوز امحای اوراق زائد

 بنا به دلایل فوق دانش سیستم های بایگانی از مهم ترین چالش های مدیریت اسناد به شمار می آید، غالبا اسناد و مدارک عمدتا بـه صـورت فیزیکـی و در قالـب کاغذ، ایجاد و نگهداری شده اند و همچنان تعداد و حجم آنها رو به افزایش است و دستیابی به موقع و صحیح به اطلاعـات آن هـا دشوارتر و سخت تر خواهد شد، امروزه روش  سیستم های بایگانی و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسـات اکثرکشـورها بـه کلی تغییر کرده است و استفاده ازروش های کند و مشـکل سـاز غیرمکـانیزه از چرخه خارج شده است.

این حجـم بـالای اطلاعات و مکاتبات اداری و همچنین عدم دسترسی به موقع به مدارک سوابق، لازمه استفاده از سیستم مکانیزه یا سیستم های بایگانی در وجوه و ابعاد مختلف می باشد، این نکته حائز اهمیت است که رشد روز افزون بکارگیری رایانه در انجام فعالیت های سازمانی و تسریع در امور، موجب شده است تا مـدیریت بهینـه ی اسـناد، یکـی از دغدغـه هـای اصـلی در سیستم های بایگانی شود، از این رو سازمان ها باید خود را مجهز به سیستم های بایگانی کنند تا با ایجاد بانک هـای اطلاعـاتی ، انـواع اطلاعات مورد نیاز را به طوراصولی جمع آوری ، پردازش و تحلیل کنند وبا کمک سیستم های بایگانی اطلاعات را به سرعت در اختیار افراد مربوطه قرار دهندبه طور قطع می توان گفت حجم بالای اطلاعات سازمان ها را وادار به استفاده از  سیستم های بایگانی الکترونیکـی ودسترسی مکانیزه ی اسناد کرده است.

اصول سیستم های بایگانی هـر سازمان با استفاده ازسه زیر قابل اجام است :

1_ سیستم های بایگانی متمرکز

2_ سیستم های بایگانی غیر متمرکز

3_ سیستم های بایگانی پراکنده

 سیستم های بایگانی متمرکز: طبقه بندی، کد گذاری، تنظیم و نگهداری پرونده های سازمان متمرکز و در یک جا می باشد. از فواید این نوع سیستم های بایگانی  می توان به جلوگیری از تشکیل پرونده های تکراری مشابه، صرفه جویی در تعداد کاربران، اعمال صحیح مدیریت و تقسیم کار اشاره کرد.

سیستم های بایگانی غیر متمرکز:  در این سیستم بایگانی واحدهای سازمانی دارای بایگانی مستقل می باشند و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری خواهند کرد، از فواید این نوع سیستم های بایگانی  می توان به نزدیک بودن پرونده ها به کارکنان، آشنا بودن به عناوین پروند ها، احساس تعلق بیشتر بایگانی به اداره خود و کارایی بیشتر اشاره کرد.

سیستم های بایگانی پراکنده: در  سیستم های بایگانی  پراکنده هر یک از اقدام کنندگان موظف به نگهداری اسناد و مدارك و سوابق اداری خود شان هستند و این سیستم بایگانی مورد تایید سازمان های اداری نمی باشد.

سیستم های بایگانی مفید

در سیستم های بایگانی تمامی اطلاعات و پروند ها در قفسه بایگانی یا کمد بایگانی ذخیره و نگهداری می شود که دارای ویژگی های مشترکی هستند اعم از:

_ غالبا جنس قفسه های سیستم های بایگانی از نوع استیل می باشد.

_ عرض قفسه بندی سیستمهای بایگانی  70تا 80 سانتیمتر، طول قفسه بندی سیستمهای بایگانی  100 تا 120 سانتیمتر و عمق قفسه بندی سیستمهای بایگانی   30 سانتیمتر است، ولی این عمق برای پرونده های بزرگتر 40 سانتیمتر و برای پرونده های کوچکتر  25 سانتیمتر می باشد.

_ به دلیل ظرفیت بالای قفسه بندی ثابت و کم هزینه بودن قفسه بندی سیستمهای بایگانی ، استفاده از این نوع قفسه ها در بایگانی های مرکزی یا راکد بیشتر کاربرد دارد.

_ قفسه بندی متحرک سیستمهای بایگانی مانند قفسه های ریلی یا فایل های دوار دارای مزیت صر فه جـویی در فضـا، جلـوگیری از نفـوذ گرد و خاک بوده و قابل استفاده در همه انواع قفسه بندی سیستمهای بایگانی  می باشند.

سیستم های بایگانی اسناد بزرگ

اسناد بزرگ مانند نقشه ، طرح و پوستر با شرایط خاص بایگانی می شوند که عبارتند از:

_ به صورت بسته و تاشده بایگانی نمی شوند.

_ اسنادی کوچکتر از 150x120 سانتیمتر به صـورت عمودی بایگانی خواهند شد .

_ سیستمهای بایگانی طرح ها و نقشه ها به صورت مسطح، خوابیده و گاهی در جعبه می باشد که ایـن جعبـه هـا در کشـو هـای محفظه یا روی گردونه ها محافظت می شوند.

_ سیستمهای بایگانی اسناد بسیار بزرگ به صورت لوله شده روی گیره ها می باشد و این گیـره هـا را می توان در طول دیواری، پشت درهای کابینت ها، بین عمود های قفسه ها قرار داد یا به حالت  خوابیده در قفسه های معمولی بایگانی کرد.